Firmabil eller erhvervsmæssig kørsel i egen bil?

Dit valg af bilordning er et kompliceret spørgsmål, som kræver overvejelser og analyser.

Det helt store spørgsmål for mange er, om det er en fordel at have en firmabil til rådighed som fri bil, eller om man skal vælge at have egen bil med mulighed for refusion for erhvervsmæssig kørsel. Svaret kræver ofte beregninger og forudsætter et kendskab til regler og praksis for beskatning af fri bil samt betingelserne for udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel i egen bil.

FRI BIL
Hvilke personer er omfattet
Beskatning af fri bil forudsætter, at bilen er stillet til rådighed af en arbejdsgiver til privat brug og reglerne gælder således for medarbejderen. Det er muligt for samlever, ægtefælle eller øvrige i husstanden at bruge firmabilen og dette medfører ikke yderligere beskatning. Det er kun medarbejderen, der kan få stillet fri bil til rådighed, som bliver beskattet. Hvis ægtefællen bruger bilen erhvervsmæssigt, kan ægtefællen ikke for skattefri godtgørelse af sin arbejdsgiver.

Reglerne gælder også for personer, der er medlem eller udfører arbejde for bestyrelser, udvalg, kommissioner, råd og nævn mm samt for selvstændigt erhvervsdrivende i virksomhedsordningen.

Hvorledes beregnes skat af fri bil
Fri bil er et skattepligtigt personalegode, og værdien opgøres som en procentdel af bilens beregningsgrundlag. Det er selve råderetten, der beskattes, og omfanget af den private kørsel er uden betydning.

Beregningsgrundlaget afhænger af, om bilen er over eller under 36 måneder på det tidspunkt, hvor arbejdsgiveren anskaffer bilen. Beregningsgrundlaget ændrer sig ikke for en firmabil medmindre bilen faktisk handles (skifter ejer) på et tidspunkt, der er mere en 36 måneder efter indregistrering. Hvis en firmabil overdrages til et andet (koncern-) selskab, f.eks. som led i en omstrukturering, kan det anses for et reelt ejerskifte, men salg og tilbagekøb af samme bil kan ikke accepteres skattemæssigt, med mindre der er en klar begrundelse for handlingen, som har forretningsmæssig karakter.

Nye biler højst 3 år gamle
Som beregningsgrundlag for nye biler, der er anskaffet højst 36 måneder efter første indregistrering, anvendes nyprisen. Efter de første 36 måneder nedsættes beregningsgrundlaget til 75% af bilens nypris. Det er en månedsregel, og nedsættelsen sker ud fra bilens alder, regnet i antal måneder, fra den måned, hvori bilen blev indregistreret første gang.
Nyprisen er bilens pris inkl. leveringsomkostninger, registreringsafgift, moms samt ekstraudstyr som er monteret af fabrikken eller importøren f.eks. en kampagnemodel. Er der monteret ekstra udstyr af forhandler som er anført særskilt på slutsedlen som ekstra tilbehør, kan det være undtaget registreringsafgift og skal ikke tages med i beregningsgrundlaget.

Brugte biler som er over 36 måneder
Beregningsgrundlaget for brugte biler, der er anskaffet mere end 36 måneder efter første indregistrering, opgøres til arbejdsgiverens købspris. For brugte biler skelnes der ikke mellem normalt tilbehør og ekstra udstyr. Det er bilens samlede købspris som fremgår af fakturaen, som udgør beregningsgrundlaget for beskatning af fri bil, dog som minimum 160.000 kr.

Skattepligtig værdi
Den skattepligtige værdi af fri bil opgøres til:
– 25 % af de første 300.000 kr. af beregningsgrundlaget
– 20 % af resten
– Miljøtillæg

Miljøtillægget udgør den årlige ejerafgift/vægtafgift inkl. tillæg for dieselbiler uden partikelfilter, men ekskl. udligningsafgift for visse dieselbiler og privatbenyttelsesafgift gange 1.5. Bemærk at ændringer til ejerafgiften medfører ændring af den skattepligtige værdi, som derfor løbende skal ajourføres.

Hvad indgår i den skattepligtige værdi
Driftsmæssige udgifter ved brug af firmabilen er indeholdt i den skattepligtige værdi, og arbejdsgiver kan afholde sådanne udgifter, uden at medarbejderen beskattes yderligere. Det er udgifter, der kan betegnes som ordinære driftsudgifter, f. eks. udgifter til benzin/diesel, forsikringer, vægtafgift, ejerafgift samt reparationer og vedligeholdelse, herunder olie, vask, sprinklervæske mv.

Udgifter til garage, parkeringsplads, parkeringsafgifter, private færgebilletter, private broafgifter samt indkøb af f.eks. skiboks, barnestol og lign. er ikke udgifter af driftsmæssig karakter og er derfor ikke indeholdt i den skattepligtige værdi. Hvis arbejdsgiver afholder sådanne udgifter, er der tale om et skattepligtigt gode, som skal beskattes særskilt.

Egenbetaling
Hvis medarbejderen i indkomståret har betalt arbejdsgiveren med beskattede midler for at have bilen til rådighed, reduceres den skattepligtige værdi af fri bil for det pågældende år med et tilsvarende beløb. Hvis medarbejderen betaler for driftsudgifter, kan de refunderes af arbejdsgiveren som udlæg efter regning, eller de kan modregnes i den skattepligtige værdi, jf. nedenfor, som egenbetaling, hvis arbejdsgiver ikke ønsker at refundere disse.
Betaler medarbejderen f.eks. for køb af benzin i udlandet – eller andre ordinære driftsudgifter – kan det modregnes som egenbetaling og dermed reducere den skattepligtige værdi af fri bil for det pågældende indkomstår. Der er følgende betingelser for at modregning kan foretages:
– At medarbejder aflevere de originale kvitteringer til arbejdsgiver.
– At arbejdsgiver bogfører beløbet som en driftsomkostning og samtidig indtægtsfører et tilsvarende beløb under firmabil i regnskabet som egenbetaling.
Medarbejder kan ikke tage fradrag på selvangivelsen. Det kan kun ske via arbejdsgiver (se evt. også vor artikel ”Sommerferie i firmabil fra juni 2019)

Rådighed
Hvis bilen kun er til rådighed for privat brug en del af året, nedsættes den skattepligtige værdi med det antal måneder, hvori bilen ikke har været til rådighed. En måned skal i denne forbindelse forstås som en sammen hængende 30-dages periode og ikke en kalendermåned. Har bilen eksempelvis ikke været til rådighed i perioden 28 juni til 5 august, skal medarbejderen beskattes 11/12 af årsværdien. Her regnes det antal hele måneder (à 30 dage), hvor bilen ikke er til rådighed for privat brug.

Låner du lejlighedsvis en firmabil skal medarbejderen beskattes efter de almindelige regler. Det betyder, at en medarbejder skal beskattes for et helt år – dog er der fradrag for det antal hele måneder, hvor bilen ikke har været til rådighed. Det betyder i princippet, at en låne/rådighedsperiode på blot få timer medfører beskatning af værdien af fri bil for minimum én måned (1/12) af årsværdien)
Ved bilskift midt i en kalendermåned vil man i praksis beskatte den dyreste af bilerne, men i princippet skal der ske beskatning af to biler i den pågældende måned, idet det alene er rådigheden over en firmabil som medfører beskatning af minimum en måned.

Det samme gælder, hvis en medarbejder skifter job midt i en måned, og har fri bil til rådighed begge steder. Her skal den første arbejdsgiver beregne og beskatte værdi af fri bil for hele måneden på helt almindelig vis. Den nye arbejdsgiver skal også beregne værdi af fri bil for hele måneden, hvor medarbejder er tiltrådt. Der kan dog mod dokumentation tages hensyn til og modregnes værdi af fri bil hos den tidligere arbejdsgiver.

Hvorledes kan man undgå beskatning, af biler som ikke benyttes
Det afgørende for at undgå beskatning af en fri bil er, at der er sket en effektiv ”rådighedsberøvelse” Arbejdsgiveren skal afskære den ansatte fra at råde over bilen. Eksempelvis kan en ansat efter aftale med arbejdsgiveren aflevere firmabilen i virksomheden, hvis den pågældende skal på en længere rejse minimum 30 dage.

El-biler
Beskatning af el-/hybridboler sker på samme vis, som ved en diesel-og benzindrevet bil. Udgifter til elektricitet til opladning af el-bilen indgår således på samme måde som udgifter til benzin/diesel lig øvrige firmabiler. Hvis arbejdsgiver afholder udgifter til anskaffelse og installation af en ladestander på medarbejderens bopæl, skal dette tillægges beregningsgrundlaget og indgår med en procentdel af den skattepligtige værdi.

Leasing
Hvis arbejdsgiver stiller en leaset bil til rådighed for en medarbejder, skal medarbejderen beskattes efter de samme regler, som for firmaejede biler.

PRIVATBIL OG ERHVERVSMÆSSIG KØRSEL
Hvis medarbejderen benytter egen bil til erhvervsmæssig kørsel, kan arbejdsgiveren godtgøre omkostningerne ved at udbetale en skattefri befordringsgodtgørelse også kaldet kilometerpenge.

Har medarbejderen udgifter til f.eks. broafgifter, færgebilletter mv. i forbindelse med erhvervsmæssig kørsel, kan udgifterne dækkes af arbejdsgiveren som udlæg efter regning. For at få dækket udgifterne er det en forudsætning, at medarbejderen afleverer originale kvitteringer til arbejdsgiver.

Egen bil
For at kunne få udbetalt skattefri befordringsgodtgørelse, er det en betingelse at medarbejderen kører i egen bil. Ved egen bil forstås en bil som er indregistreret i medarbejderens eget navn eller som er privatleaset af medarbejderen. En bil, der er indregistreret i ægtefællens eller samleverens navn, anses også for at være egen bil, så længe parterne har fælles økonomi. En bil, der er indregistreret i et af forældrenes navne, anses tilsvarende for at være egen bil for barnet. Det skal kunne dokumenteres, at barnet er den reelle ejer af bilen, har finansieret købet og afholder de løbende udgifter til bilen.

Erhvervsmæssig kørsel
Der er fastsat følgende kriterier for, hvilken kørsel der anses for erhvervsmæssig:
– Kørsel mellem sædvanlig bopæl og en arbejdsplads indtil 60 arbejdsdage inden for de forudgående 12 måneder.
– Befordring mellem arbejdspladser
– Befordring inden for samme arbejdsplads

60-dages reglen betyder, at kørsel ikke længere vil blive anset for erhvervsmæssig, når en medarbejder har kørt fra sin bopæl til en arbejdsplads i mere end 60 arbejdsdage inden for 12 måneder. Derfor er medarbejderen heller ikke længere berettiget til at få udbetalt skattefri befordringsgodtgørelse.
Ved vurdering af om 60-dages reglen er overholdt, vurderes der på om medarbejderen har været på den pågældende arbejdsplads i mere end 60 dage inden for en forudgående 12 måneders periode. Det kan være i egen bil, en andens bil eller med offentlig transport.

Hvis medarbejderen har et kørselsmønster, der indebærer kørsel til så mange forskellige arbejdspladser, at det ikke er sandsynligt at der køres mellem sædvanlig bopæl og arbejdsplads i mere end 60 arbejdsdage inden for en 12 måneders periode, anses kørslen for at være erhvervsmæssig. Der er ikke umiddelbart krav om at føre kontrol med, at reglen overholdes. Skattemyndighederne kan dog med fremadrettet virkning indtil 12 måneder give skriftligt pålæg om, at den erhvervsmæssige kørsel dokumenteres ved kørselsregnskab.

Skattefri befordringsgodtgørelse
Arbejdsgiver kan udbetale skattefri befordringsgodtgørelse til medarbejderen for erhvervsmæssig kørsel i egen bil. Det er den samlede årlige kørsel i det pågældende indkomstår, der er afgørende for, om kørslen berettiger til høj eller lav sats. Ved erhvervsmæssig kørsel ud over de 20.000 km i det enkelte kalenderår, nedsættes kilometersatsen. Har en medarbejder flere arbejdsgivere samtidig eller i løbet af året, gælder 20.000 kilometergrænsen for hver enkelt arbejdsgiver.

Befordringsgodtgørelsen skal beregnes efter de satser, der var gældende på datoen for kørslen. Også hvis udbetaling først sker med lønudbetalingen i det efterfølgende kalenderår.

Udbetaler arbejdsgiver skattefri befordring til medarbejder med en sats der er lavere end skatterådets satser, kan medarbejderen ikke tage fradrag for differencen mellem godtgørelse fra arbejdsgiver og skatterådets sats. Udbetaler arbejdsgiver ingen godtgørelse for den erhvervsmæssige kørsel i egen bil, kan medarbejderen tage fradrag efter reglerne og satser for befordring mellem hjem og arbejde.
Hvis der udbetales godtgørelse med satser, der er højere end de anførte satser, er hele beløbet skattepligtigt som personlig indkomst, medmindre der sker en opdeling på udbetalingstidspunktet, og den andel af beløbet, som overstiger satserne, håndteres som løn. Der skal så indeholdes AM bidrag og A-skat i forbindelse med udbetalingen.

Bogføring og dokumentation
For udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse, er det en forudsætning, at arbejdsgiver fører kontrol med antal kørte kilometer. Der skal udarbejdes et bilag, som skal indeholde:
– Modtagerens navn, adresse, samt CPR-nr.
– Kørslens arbejdsmæssige formål
– Dato for kørslen
– Kørslens mål og eventuelle delmål
– Angivelse af antal kørte kilometer
– Den anvendte sats
– Beregning af befordringsgodtgørelsen
Kravet til arbejdsgivers kontrol betyder, at man skal være omhyggelig med udfyldelse af bogføringsbilagene, og at bilagene skal indeholde alle nødvendige oplysninger, således at det er muligt at udføre en reel kontrol af de udbetalte beløb.

Arbejdsgiver skal kunne kontrollere antal kørte kilometer, og derfor skal den, der godkender udbetalingen, kunne identificere den anførte destination. Det er som udgangspunkt ikke nok at angive et firmanavn eller en intern betegnelse. Den nøjagtige adresse skal anføres. Bogføringsbilag mv. bør attesteres af den person, der udfører kontrollen.

Indberetning
Udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse er omfattet af indberetningspligt, og arbejdsgiver skal således indberette de beløb, der udbetales for året.

VALG AF BILORDNING
For arbejdsgiveren er det oftest afgørende at omkostningerne som udgangspunkt er ens, dvs. uanset om medarbejderen får en firmabil stillet til rådighed, eller medarbejderen får udbetalt mere i løn samt skattefri befordringsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel i egen bil.

For medarbejderen er det afgørende, hvilken løsning der er mest økonomisk fordelagtig og det kan afgøres ud fra en konkret beregning afhængig af bl.a. bilens pris, kørselsmønster samt anskaffelsestidspunkt.

Ofte vil det, for medarbejder være den bedste løsning at vælge fri bil, hvis antal af erhvervsmæssige kilometer er lavt i forhold til private kilometer. Omvendt kan det være en fordel for medarbejderen at vælge egen bil, hvis der køres meget erhvervsmæssigt – specielt hvis der er tale om en billig bil.

Reglerne om brug af henholdsvis firmabil og privatbiler er derudover meget forskellige, og de bliver ofte opdateret. Derfor er det vigtigt, at du holder dig ajour med nye ændringer, så du får betalt de rette satser og får de rette fradrag.

Book et møde – hos os er første møde altid gratis!

Spørg en ekspert

Thomas Bylov, Partner
Registreret revisor
+45 5488 3116 / 2096 1196
thomas@lourevision.dk

Ring mig op

Vi kontakter dig snarest muligt inden for vores åbningstid

Skriv til os